World Café (Café Mundial)

World Café (Café Mundial)

Revolucionando la Gestión del Conocimiento...

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Es una metodología creativa que está revolucionando los procesos de gestión del conocimiento.

Es un proceso amigable con un conjunto de principios para crear redes sociales de conversación y colaboración alrededor de un tema de interés común. (Generalmente a partir de una problemática que queremos resolver). 

World Café está basado en la capacidad de los y las participantes de poder llevar a cabo conversaciones y crear intencionalmente una red viva de transferencia de conocimientos e ideas.

Desarrollo del World Café

1. Participación en rondas de conversación.
2. Exploración conjunta de preguntas de interés común, principalmente sobre una problemática.
3. Conforme la gente viaja de mesa a mesa, ( a partir de las rondas de cambio) generan nuevas ideas.
4. Participación en conversación grupal y cosecha de reflexiones y hallazgos.

Principios del Worl Café

Cada anfitrión de mesa de world café debe propiciar que todos y todas las participantes asuman los siguientes principios.

• Establecer el contexto.
• Crear un espacio o ambiente acogedor
• Explorar preguntas claves acerca del temas de interés común
• Anima a la contribución o participación proactiva de todas las personas
• Conecta diversas perspectivas sobre el tema.
• Escucha junto a otros para descubrir nuevas ideas.
• Comparte los descubrimientos colectivos.

Instrucciones para implementar un world café

Cualquier equipo o persona facilitadora del world café debe tener en cuenta las siguientes instrucciones:

• Se crea espacios similares de un café, con mesas para cuatro personas, cubiertas con manteles de papel, en las que se sirven refrescos, Café, etc. 

• Haga sentar a cuatro o cinco personas en pequeñas mesas estilo cafetería o en grupos de conversación. 

• Organice rondas progresivas (generalmente tres) de conversación, cada una de aproximadamente 20 a 30 minutos cada una. 

• Se entablan charlas sobre preguntas o asuntos que tienen verdadera importancia para la vida cotidiana, el trabajo o la comunidad de quienes ocupan la mesa, mientras que otros grupos pequeños (4 a 5 personas) exploran preguntas similares en las mesas vecinas. 

• Anime tanto a los anfitriones como a los otros tres ocupantes de las mesas a que escriban y dibujen ideas claves en sus manteles o apunten en tarjetas grandes o en mantelitos individuales colocados en el centro de la mesa. 

• Al completar la ronda inicial de conversación, pídale a uno de los cuatro integrantes del grupo de una mesa que se quede en ella como anfitrión, mientras que los otros tres hacen de viajeros o "embajadores del significado" hacia otras mesas de conversación. Esos viajeros llevan ideas, temas y preguntas clave a sus nuevas conversaciones. 

• El anfitrión de una mesa da la bienvenida a los nuevos invitados y comparte brevemente con ellos las ideas, temas y preguntas principales de la conversación iniciada antes. El anfitrión debe animar a los que son invitados a las mesas a que enlacen las ideas discutidas en las conversiones de sus mesas anteriores con las de la mesa en que se encuentran; deben escuchar atentamente y desarrollar ideas partiendo de las contribuciones hechas por los demás. 

• Cuando estas personas se trasladen de una a otra ronda de conversación, las ideas, las preguntas y los temas empiezan a entrelazarse y a conectarse. Al final de la segunda ronda, todas las mesas (o los grupos de conversación) del salón habrán recibido una información que será un cruce de apreciaciones y conceptos de las conversaciones previas. (Es un proceso de Intercambio o generación de conocimientos).

• En la tercera ronda de conversación, los integrantes de este taller pueden regresar a las mesas de donde partieron (las iniciales) para hacer una síntesis de lo que han descubierto; pueden también trasladarse a nuevas mesas, dejando en las mesas en que están el mismo anfitrión o uno nuevo. A veces, en la tercera ronda de conversación se hace una nueva pregunta que ayuda a profundizar la exploración de los temas conversados. 

• Después de tres rondas de conversación, se da inicio a un tiempo de conversación en que se comparten los descubrimientos y las reflexiones, y en él participa todo el grupo del taller, también se puede entablar un proceso de plan de acción. 

• El plan de acción puede contener: qué acciones se van a implementar o desarrollar para dar solución a la problemática de interés común, cuándo se realizarán dichas acciones, quién o quiénes serán las personas responsables de ejecutar dichas acciones y una persona responsable de dar seguimiento a todo el plan de acción.

Documentación de los aprendizajes.

Una vez finalizado el ejercicio del world café, nos queda el procesamiento de los aprendizajes o resultados, para tal fin es necesario sistematizar toda la información generada en el proceso del world café.

• Documentación gráfica
• Memoria fotográfica/audiovisual
• Documentación sobre (murales digitalizados, manteles de papel de las mesas y hojas o tarjetas de anotaciones)
• Memoria o reporte síntesis de cada mesa.
• Plan de acción generado en cada mesa.
• Archivo electrónico de información propiciada antes y durante world café.

Muchas personas que trabajan con grupos comunitarios preguntarán:
¿En realidad funciona el World Café con personas de comunidades rurales o municipios?

Sí, si funciona...

Solo tienes que tener en cuenta:

1. El equipo de facilitación del world café conoce muy bien la metodología y tiene dominio de la logística completa del evento.
2. Análisis del nivel académico del grupo participante.
3. Adecuación de la metodología al nivel académico del grupo. 
4. Se ha explicado muy bien a la dinámica metodológica al grupo de participantes.
5. Propicias el respeto de las ideas entre las y los participantes así como equidad de género en todo el proceso.
6. Respetas el interés o no de los participantes en este tipo de metodologías.
7. Los temas que se debaten son propuestos por los participantes. (puedes inducir un poco, pero no imponer)
8. Seguimiento de parte del equipo facilitador a todo el proceso.

Fotos de World Café en La Cuculmeca, Jinotega - Nicaragua: Con miembros de los Comités de Agua Potable y Saneamiento de las comunidades de los 8 departamentos de Jinotega.

Producto: Plan de Incidencia a Nivel Departamental, Jinotega.

Fotos: Karina Gadea


Equipo Facilitador: Martha Jessenia, Edmundo, Leonor, María Lourdes, William, Iván, Arlen y Lester.
Equipo Metodológico: Aracely, Elvin y Karina.


Fuentes de Sabiduría:
Dagmar Gendera: Nuestra estimada experta en Gestión de Conocimiento con metodologías participativas.
Gestión del Conocimiento y Aprendizaje Organizacional: world café community foundation

Sitio:
https://www.worldcafe-europe.net/frontend/index.php?folder_id=29&ses_id=5ef62ef6ae6549fb5f038379c53efc30 

Cambio Más Significativo

Cambio Más Significativo

Recopilando historias de cambio...

La metodología de los Cambios más Significativos es una herramienta muy útil para monitorear y registrar los resultados de determinada acción. Tiene la gran ventaja que resume en palabras de los participantes (los ‘beneficiarios’) los avances hechos. El resultado son historias sencillas, entendibles y concretas.

Esta metodología comprende la realización de un taller con duración de un día, y la participación de un un grupo manejable y adecuado. Es decir que no debemos convocar a muchas personas al evento (para no perder mucho tiempo y lograr que las historias seleccionadas sean realmente exitosas).

Se debe procurar que haya representatividad y dinamismo en el grupo (no debemos tener un grupo demaciado pequeño). Se puede trabajar con un grupo de al menos 12 personas y con un máximo de 16 participantes conformados en células o pequeños grupos de 4 miembros.

Se necesita un local agradable, con luz, preferiblemente sillas confortables y un buen ambiente ya que para contar buenas historias, hay que sentirse a gusto, cómo en casa...

Desarrollo del CMS - Pasos.

Paso 1. Motivación de actores 
Este es uno de los pasos más importantes, pues si no se tiene una motivación por parte de los actores involucrados, no se lograrán resultados. Es crucial que se cuente con al menos una experiencia de guía que pueda servir para realizar nuestra propia experiencia, en caso de que sea la primera vez que aplicamos esta metodología.

Es importante elegir a las personas claves a quien se va a dar a conocer la metodología y con quiénes tendremos que aplicarla, recomiendo que se realice primero un ejercicio de prueba para que usted logre dimensionar la calidad del proceso, analice los resultados obtenidos y tenga la oportunidad de hacer los cambios que considere necesarios.

Recuerde también que el abordaje a los grupos se hará previa identificación y clasificación de los mismos. No deberá hacer preguntas con palabras demasiado técnicas que den pauta a malas respuestas...Sea preciso(a) sin caer en el tecnicismo.

Paso 2. Definición de dominios de cambio 
Los dominios de cambio son tantos como los intereses que pueda tener un proyecto en su evaluación, por lo que pueden resultar categorías poco claras y en algunas ocasiones éstos son deliberadamente confusos para permitirle a la gente tener diferentes interpretaciones y puntos de análisis.

Los dominios de análisis deben ser entre 3 y 5 para que sean manejables de acuerdo al tiempo de las personas, pues la revisión de cada dominio podría llevar mucho tiempo.

Algunos ejemplos son:

1. Cambios en la comprensión y desempeño de las personas o grupos.
2. Cambios en la mentalidad y actitud de las personas o grupos.
3. Cambios en la condición humana y ambiental es decir cambios orientados a la sostenibilidad.

Un dominio de cambio no es un indicador, los buenos indicadores deben ser específicos, medibles, relevantes, alcanzables y vinculados con tiempo.

Cuando las organizaciones usan dominios de cambios dejan libertad para enfocar en cosas que la gente cree que son relevantes, en sus propios contextos.

Quiénes definen los dominios son los miembros del equipo de monitoreo de un proyecto, con la finanlidad de obtener un producto final que sería documento de historias de éxitos del proyecto, así como incorporación de resultados en informes de avance o logros del proyecto. El cambio significativo también permite generar pautas e información clave para sistematizar la experiencia del proyecto.

Paso 3. Definir el tiempo de reporte 
CMS, como monitoreo envuelve un periodo de recolección de información pero la frecuencia de monitoreo dependerá de las necesidades de cada organización.

Paso 4. Recolectando las historias 
La parte central es una pregunta abierta a los participantes, como:

Mirando en el ultimo año,  cuál cree que fue el cambio más importante en la calidad de vida de las personas que viven en esta comunidad?.

Ultimo año: refiere un tiempo específico
Cuál crees: refiere a su propio criterio
Más importante: enfoca en algo selecto
Calidad de vida: responde a un dominio de cambio
En la comunidad: enfoca en un lugar, zona o cosa específica.

Para recolectar las historias puede hacerse de la siguiente manera:
• El técnico de campo escribe la historia justo como la ha escuchado.
• A través de una entrevista y notas
• Durante una discusión de grupo en la cual se selecciona la historia con mayor nivel de impacto ya sea individual o colectiva, así también el grupo puede priorizar el testimonio de cambio más representativo.
• El beneficiario escribe la historia directamente.

¿Qué información debería de contener la historia recolectada?.
• Información de quién recolecta la historia y cuándo lo hace
• Descripción de la historia, qué paso, cómo paso, cuándo y con quiénes.
• Significado para quien escribe la historia ¿qué significa?, desde el punto de
vista del escritor por qué es significativa?

Esta parte es importante porque quienes evalúan no siempre conocen el contexto de la historia y no entienden de lo que se está hablando.

Paso 5. Seleccionar las historias más significativas 
CMS, utiliza una jerarquía de selección en el proceso, el uso de múltiples niveles de selección permite que el proceso se compartido y sea estructurado de acuerdo a la cantidad de historias o a las características de cada organización.

La selección de historias envuelve el  proceso de grupos de discusión durante los
siguientes pasos: 

1. Retroalimentación 
2. Verificación de historias 
3. Cuantificación 
4. Análisis secundario y monitoreo 
5. Revisión del sistema. 

Una forma sencilla de comenzar la discusión es leer las historias, estar seguros de que todos entendieron y votar mostrando sus manos, es necesario tener en cuenta que esta votación sólo tendrá sentido si se realiza una discusión reflexiva. Después de la votación la gente discute porqué votaron de la manera que lo hicieron. Las razones de selección de las historias con cambios más significativos deben ser  descritas anexándolas a las historias mediante una explicación breve sobre porqué ese documento, esa historia.

De igual forma, las historias que no son seleccionadas podrán ser documentadas y puestas a disposición de aquellas personas y organizaciones interesadas en consultarlas.

Paso 6. Retroalimentación 
Los resultados del proceso de selección de historias debería ser retroalimentado por aquellos que facilitaron las historias, explicar cual Cambio fue seleccionado como el más significativo y porqué; Esto brinda información sobre cómo fue organizado el proceso, cómo lo ven los participantes, porqué se realizó una selección y cómo.

Paso 7. Verificación de historias 
La verificación de historias puede ser  muy útil sobre todo en organizaciones grandes, sin embargo se corre el riesgo que las personas sientan que no se cree lo que están diciendo, por lo que se debe ser cuidadoso a la hora de hacer la verificación. La verificación depende de los casos y del contexto en el que se esta
desarrollando la investigación.

Paso 8. Cuantificación 
CMS, hace énfasis en reportes de cambios cualitativos, usando historias en lugar de números para comunicar que esta pasando, sin embargo, es importante aprovechar las historias para cuantificar por ejemplo, cuántas personas fueron envueltas en el cambio, cuántas actividades tomaron lugar, además de cuántos cambios son similares en distintos lugares y bajo qué condiciones, entre otros.

Paso 9. Análisis secundario y monitoreo
El análisis secundario envuelve lar revisión, clasificación y análisis del contenido o temas a lo largo de las historias, lo que incluye los resultados de la retroalimentación y cuantificación.

Al registrar digitalmente las historias se deben considerar los siguientes elementos:
• Un titulo para cada historia.
• Fecha de recolección
• Nombre de la persona que documento la historia
• Detalles de la persona que cuanta la historia; en que trabaja, género, región, etc.
• Fecha del primer proceso de selección
• Resultados del primer proceso de selección
• Fecha del segundo proceso de selección
• Recomendaciones
• Que acciones se retomaron de las observaciones.

El Monitoreo pone atención a distintas categorías para  analizar de qué manera influyen sus diferencias según género, edades, etnicidad, localización, clases, entre otros.

Para el análisis secundario es importante identificar temáticas de cambios, enfocar en aspectos positivos y negativos, analizar los cambios mencionados en relación a la lógica del modelo implementado.

Paso 10. Revisión del sistema 
Casi todas las organizaciones que aplican la metodología cambian el sistema de diferentes maneras, se sugiere que  la metodología se utilice de manera reflexiva y no como un ritual. En este caso, los dominios de análisis se pueden adaptar a las necesidades, así como cambios en la frecuenta de reportes, tipos de participantes, cambios en las estructuras de las reuniones, etc.

Para finalizar: Si usted no logra desarrollar un taller de aplicación de la metodología CMS, recomiendo que planifique un encuentro con un beneficiario o beneficiaria y realice el levantamiento del testimonio en situ.
El encuentro con el o la beneficiaria debe contemplar las siguiente preguntas claves:

1. Cuénteme ¿cómo usted participó por primera vez con el proyecto y cuál es su papel en estos momentos?
2. ¿ Desde su punto de vista, describa un testimonio sobre el cambio más significativo que se haya obtenido a partir del trabajo desarrollado con el proyecto?
3. ¿Por qué este testimonio fue significante para usted?
4. ¿Cómo (si fuese el caso) el trabajo del proyecto o su equipo ha contribuido a este cambio?
5. Describa con una frase, dibujo u foto (tomada por el/ ella misma) su cambio más significativo?

Información extraída del sitio: http://www.kstoolkit.org/file/view/metodologa_de_cambio_ms_significativo_resumen.pdf